La historia de la correspondencia comienza desde los tiempos más antiguos. El hombre siempre ha necesitado transmitir información y ha buscado diversas formas de comunicar mensajes a distancia.La primera correspondencia era oral y los mensajeros eran elegidos entre quienes se destacaban por tener buena memoria.
La palabra correspondencia se deriva de “correo”, se refiere a “el que corre” y se remonta a épocas en que los portadores de noticias eran verdaderos atletas. Un mensajero legendario es el corredor de la célebre batalla de Maratón, que en el año 490 a.C., quien recorrió los 42 kilómetros que separaban dicho lugar de Atenas para anunciar la victoria de los griegos. Cumplido su deber, murió.
Durante el Renacimiento se extendió el uso de la palabra escrita como medio de comunicacióny se desarrolló la imprenta. El correo, privilegio de reyes, se fue extendiendo a todas las capas sociales, popularizándose como un servicio de correspondencia confiable.
En un principio se escribía en pergaminos fabricados con pieles de animales, luego usaron los papiros, hechos de la corteza terrestre de un arbusto. Fueron los chinos quienes inventaron el papel, un material más liviano y de fácil manejo, que se impuso en todo el imperio del lejano Oriente y fue conocido mucho después en Occidente. China impulsó el desarrollo más importante del correo en la antigüedad, que llegó a ser ejemplar.
Fue en 1762 que aparece por primera vez en la historia, la figura del cartero, personaje imprescindible en el medio urbano.
En los últimos tiempos como consecuencia de la globalizan se han desarrollado un sinnúmero de empresas de mensajería y paquete ría en todo el mundo. Las comunicaciones electrónicas se han expandido a pasos agigantados, sin embargo, las entidades de servicios de correspondencia trabajan para asegurar su futuro adoptando los avances tecnológicos para desarrollar nuevos servicios.
Definición: La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas
mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma
del comercio y de la industria.
La expresión o relación entre las personas es común que
charlemos y en algunos casos lleguemos a ciertos compromisos, más sin embargo
en algunos casos suele darse que olvidamos lo que hicimos o ciertos compromisos
contraídos los negamos, por no convenir a nuestros intereses; En la empresa,
industria o dependencias gubernamentales no podemos llegar y decir “se me
olvido lo que dije o a lo que me comprometí”, razón por la cual en todo tipo de
compromisos relacionados con las empresas, industrias o dependencias
gubernamentales se elaboran por escrito, y a esto suele llamarse
CORRESPONDENCIA
ESTILOS
existe 4 estilos de la correspondencia: bloque, semibloque, bloque extremo y bloque sangrado.
La
correspondencia presenta una variedad de formas con características propias;
por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que
permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Públicas y Privadas
Publicas:
contienen información general a través de medios de comunicación (prensa,
radio, TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan
de información de interés y carácter particular comercial y oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es
toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de
información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos,
etc.
Segunda clase: Es
toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya
tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Postal: Cuando se
acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
Ordinaria: Es la
que sigue curso normal a través del correo
Certificada:
Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a
su destinatario
Telegráfica: Es
cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
Abiertas: No
llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en
las abreviaturas.
Cerradas: Son las
que llevan los signos de puntuación
Mixtas: Son las
que combinan las Abiertas y Cerradas
Por su extensión: Largas medianas y cortas
Largas: Cuando
contienen mas de doscientas palabras
Medianas: Cuando
contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando
contienen cien palabras
Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su
diferencia está en redacción y presentación
Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes
- Circulares
Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.
- Memorandos
Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.
- Actas Administrativas
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
- Constancia
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
- Certificados
Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.
Conformación de Expedientes
La conformación de un expediente laboral o de un archivo que haga constar los detalles de relación laboral entre empleado y empleador es un proceso de creación y compilación de documentos, en el que se deben cuidar pormenores que evitan problemas futuros.
Documentos de oficina
competencias que esta institución desarrolla.
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| cheques |
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| memorándum |
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| sobres |
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| cheques |
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| curricular |
Importancia y Método para el Manejo de documentos
las relaciones comerciales y empresariales ,necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades: Constancia y permanencia. A las que cabe agregar las de ser:
-Medio de prueba legal.
-Medio de facilitación de intercambio comercial.
- Permanencia:Todo escrito tienecomo propiedad la de ser permanente.
- Constancia:La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie.
- Medio de prueba legal: Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hizo una transacción.
- Método de facilitación del intercambio comercial:La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.
ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE OFICINA
son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro."
una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, , agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. de esta derivamos la clasificación de las cartas comerciales.
- Cartas de Ventas. Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas.
- Cartas de Relaciones Públicas. Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos.
- Cartas Varias. En este están las cartas de re comendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.
la carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de comunicaciones comerciales. en primer lugar, es mucho menos costosa que una personal. de hecho, su costo proporcionalmente menor cuanto mayor sea posible una visita.
su costo en relación con una llamada telefónica dependerá del tiempo y la distancia. la carta llegará al destinatario, mientras que una llamada telefónica puede correr el riesgo de no ser aceptada.
la carta proporciona, además, un registro escrito de una transacción, que puede ser utilizado legalmente como una prueba.
la carta comercial tiene la ventaja adicional de ser confidencial, ya que generalmente se lee en privado y probablemente sin interrupciones, lo cual hace el mensaje más efectivo.
una carta comercial es la que se utiliza normalmente para dirigirse a una organización empresarial. no existe un único a seguir para la realización de una carta comercial. algunas tienen sus propios modelos de acuerdo a sus normas de calidad.
se pueden distinguir las siguientes partes en una carta comercial:
1. encabezado: ubicado en la parte superior, allí se encuentra el membrete o logo de la junto con su slogan o lema.
2. ciudad y fecha: ciudad, pueblo o localidad donde se origina la carta, se acostumbra utilizar el formato de fecha mes y año.
3. destinatario: es la persona a quien dirigimos la carta. puede ser una persona o jurídica. es importante agregar el cargo o al área de la empresa a la que queremos llegue la carta.
4. asunto o referencia: mensaje breve, no más de una línea donde se exprese el motivo principal por que se escribe la carta.
5. saludo: una frase corta de cortesía, se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. del mensaje: son los párrafos donde se explican los motivos o las razones por los cuales se escribe la carta, el mensaje debe ser y que no se preste a confusiones.
7. despedida: frase corta de cortesía.
8. firma: nombre de la persona que escribe la carta, con el cargo y el número de identificación.
9. iníciales: las primeras letras de la persona que elabora la carta, de esta forma se conoce quien la digitó.
10. anexos: se utiliza cuando la carta va acompañada de documentos adicionales, se deben mencionar cuantos documentos se anexan.
el memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. el objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. el término viene del latín memorandum, que significa “cosa que debe recordarse”. también en la oficina es conocido como un "memo".
debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.
Asistente para cartas y memorando
Para hacer fácil la elaboración de cartas, Word incorpora un asistente que lleva cabo esta labor según una secuencia de pasos.
Correspondencia Combinada
Permite generar un documento con campos y modificar los datos vaiables sin que se altere la estructura general del documento.
ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DE LA CORRESPONDENCIA
SOBRES COMERCIALES
Son una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.
Tipos de sobres
Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:
- Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
- Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.
Por su diseño, se pueden distinguir:
- Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario
- Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.
Colores
Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo que es habitual en envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien visibles.
Dimensiones o tamaños
Algunas dimensiones estándar de sobres son las siguientes:
- Din A5, 162 mm × 229 mm
- Cuartilla prolongado, 190 mm × 250 mm
- Americano, 110 mm, × 220 mm y 115 mm × 225 mm
- Comercial, 120 mm × 176 mm
Formato de sobres prefranqueados:
- Sobre americano: 110 x 225 mm (hasta 20 g)
- Cuadrado: 120 x 176 mm
- Din A5: 190 x 250 mm (no confundir con formato DIN 476, según el cual DIN A5 corresponde a 148 x 210 mm)
- Certificado prepagado con aviso de recibo (AR): 150 x 135 mm (hasta 50 g).
- Sobre de correo certificado
- Sobres con ventana
- Bolsa
S Sobre de correo interno
